Wie houdt ervan om zijn tijd te verdoen?
Gisteren had ik bijna de hele dag online conference meetings.
En de klacht die ik steeds meer hoor is; “nou het was weer zonde van mijn tijd.
Een hoop gepraat maar weinig gezegd.”
Nu kun je je afvragen of vergaderingen vroeger ‘live’ dan zoveel beter waren.
Waarschijnlijk niet. Maar online wordt alles uitvergroot.
We kennen allemaal de filmpjes waar mensen met hun overhemd in beeld en hun joggingbroek eronder in de conference call zitten.
Wel om te lachen én het geeft meteen een beeld van de gecompliceerdheid van de situatie. Het is letterlijk een 2-deling; privé aan de onderkant en zakelijk aan de bovenkant. Logisch dat je je min of meer ‘verscheurd’ voelt.
Ok, de jonge kinderen zijn weer naar school dus die kunnen niet meer elk moment binnenstormen, maar andere afleidingen zijn er genoeg.
En daar heb jíj als leidinggevende dus wel mee te maken en -…jíj kunt sturen.
Jouw rol als leider
1. Pas de 3 V’s toe voor een geweldige presentatie
De eerste V staat voor voorbereiding,
De 2e V staat voor- …voorbereiding
De 3e V staat; juist ook voor voorbereiding.
Of het nu om een presentatie of een vergadering gaat; de voorbereiding is de basis voor een goed resultaat.
2. Wees helder en stuur bij
Zorg dat het doel van de meeting én van een agendapunt duidelijk is.
Alles staat of valt met een agenda en bijbehorende stukken die op tijd aan iedereen worden verstrekt. Dat is logisch.
En vervolgens geef jij als gespreksleider aan wat het DOEL is bij elk agendapunt.
Gaat het over een proces; het verkennen van een probleem of een inhoudelijk besluit. Dit zorgt ervoor dat iedereen gefocust is én je kunt bijsturen.
3. Wees selectief
Nodig mensen uit die echt nodig zijn in de meeting. Online betrokkenheid creëren is veel moeilijker. Houd de groep klein zodat iedereen een bijdrage kan leveren.
6-7 mensen is werkbaar. Wordt de groep groter dan 10, splits het dan op in kleine groepen en laat daarna terugkoppelen. Zo wordt iedereen gehoord en kan een bijdrage leveren.
4. Werk aan het vertrouwen
Voor een effectieve vergadering is vertrouwen heel erg belangrijk. Dan komen de werkelijke issues en problemen op tafel. Sowieso is kritiek leveren lastig. Maar als de omgeving niet veilig aanvoelt, zullen mensen dat zeker niet zo snel doen. Zijn er conflicten; organiseer eerst 1 op 1 meetings zodat eventuele hobbels voor een inhoudelijke bespreking uit de weg worden geruimd. .
5. Maak het persoonlijk
Zorg dat je zelf zeker 5 minuten voor de meeting online aanwezig bent en heet iedereen persoonlijk welkom. Geef aan het begin ruimte aan je teamleden om te delen waar ze staan. Hoe bevalt het werken online? Wat houd je op dit moment bezig? En wanneer is deze meeting voor jou geslaagd. Het voordeel is dat iedereen al iets gezegd heeft en dit maakt het makkelijker om het woord te nemen in de verdere vergadering. En het vergroot het onderlinge vertrouwen.